您知道如何充分利用通话并召开有效的工作会议吗？
许多经理和专业人员不能很好地管理会议的时间和内容，这不仅对组织会议的人而且对所有参与者来说都是时间和金钱的浪费。
要组织一次有效的会议，必须设定准确的时间并明确会议的目标。这需要事先准备好举行会议的空间以及要传输的媒体和信息。
良好的会议准备确保其有效性
因此，最好制定一份小型计划文件，其中包括会议的时间和地点、会议目标、要讨论的主题和参与者。
此文档稍后可用于记录或总结会议上发生的情况，这对于与会者和组织中可能对上述会议所讨论内容感兴趣的其他人员来说都非常有用。
如果我们是会议的组织者，同样有必要处理后勤事务，例如确保会议场所 科威特号码 有足够的照明和温度、没有外部噪音或 Wi-Fi、设备和连接正常工作正确。
如果会议是通过 Zoom、Teams 或 Meet 等视频会议程序举行，则应检查会议前的链接、通知和要求与会者连接的分钟数，以防止他们无法出席或因连接问题而延误。如果对本次会议进行录制以便以后分发，则必须征得演讲者或与会者的许可才能复制会议内容，并且不得触犯数据保护法，该法不仅保护图像，还保护声音。人民的。
当我们要解决很多问题或必须有几个人参加会议时，我们还必须考虑会议的持续时间，因为那些不专心的人通常会在 30 或 45 分钟之后迷失方向，从而成为会议的一部分。会议无效。因此，干预的持续时间不应超过 30 分钟，并且应不时安排休息或暂停。还必须尽可能避免将会议安排在饭后，因为注意力水平会低于一天中的其他时间。
如果会议需要多人参与解决问题或设计策略，或者采取圆桌会议的形式，多名专业人士就一个话题进行思考，那么建议由一个人担任主持人，控制时间和时间。总结每次干预的最重要点。
使会议有效的策略和细节
在定期协调会议的情况下，例如销售团队，建议始终在一周的同一时间举行，例如在周五或周一，在工作团队中养成习惯并防止这些可能会过长，必须在用餐或出发时间之前组织好。有了这个，它就很难随着时间的推移而延长。
还建议演讲者准备他们将要演讲的内容的图形演示。这将使他们能够构建自己的信息，并使其他与会者更加愉快和容易理解。在可以通过视频会议举行的会议中进行演示非常有用，因为视频会议中分散注意力的可能性更大。
会议结束后，与会者最好填写一份简短的调查或问卷，以评估会议并提出改进建议。这将使组织者能够永久改善未来的会议。
组织和管理会议时要考虑的另一个方面是管理参与者的期望和动机及其行为。有些人试图利用会议来让自己出名，表达某种特定的不适或批评，或者缺乏动力或不感兴趣。在这些情况下，演讲者必须避免对抗或唐突，并倾听对方的意见，尽管他也必须有足够的技巧将会议引导到预期目标。你永远不应该失去耐心，因为这种态度可能会与组织者背道而驰。