如何進行流程分析：逐步指南與關鍵工具
Posted: Sat Dec 21, 2024 4:38 am
其他業務流程分析指南將引導您了解學術定義並體驗方法的許多好處。如果這就是您所需要的，您將很容易找到該資訊。
不過，在這裡，我們將採取不同的方法。在本指南中，我們將直接介紹如何在您的業務中啟動流程分析。我們將向您展示如何正確進行流程分析，然後分享一些在過程中有用的工具。
我們要特別強調的工具是工作流程自動化軟體。改進流程的一個被忽視的方法是完全自動化。使用我們的工作流程管理工具Wrike，這比您想像的要容易得多。
進行流程分析前需要執行 2 個步驟
閱讀商業研究教科書，您會發現流程分析是更大的業務 亞洲手機號碼列表流程管理 (BPM)方案中的一個步驟。此領域涉及流程改善和重新設計的持續循環，可幫助企業提高效率。
雖然流程分析是 BPM 方法中的一個離散階段，但如果沒有上圖的前面兩個步驟：流程識別和流程發現，就不可能進行流程分析。
這三個階段使您能夠在開始重新設計和實施新流程之前深入了解當前流程。
因此，為了能夠開始流程分析，您首先需要執行以下操作：
1. 識別給定流程的範圍（流程識別）
這裡的第一步可能看起來很明顯 - 即，您需要確定正在發生哪些流程並選擇要詳細分析的流程。然而，此階段的複雜性比最初出現時要複雜得多。
例如，假設您是一家製造企業。您將承擔一系列不同的流程，包括產品設計、物流和產品組裝。這些過程是離散的，儘管它們可能密切相關。
在流程識別階段，您需要清楚列出這些流程並評估其各自的範圍。一個過程從哪裡結束，另一個過程從哪裡開始？特定流程的輸入和輸出是什麼？您希望優先分析和改善哪個流程？
2. 收集盡可能多的有關該流程的資訊（流程發現）
在第二階段，您希望詳細建立您選擇的流程現在如何運作的地圖（通常，您會看到這被稱為「原樣」流程）。該地圖應包括所涉及的利害關係人和資源、正在執行哪些任務、這些任務彼此之間的關係以及整個過程的時間表。
您採取的方法將取決於具體的流程。例如，您可能需要採訪同事以了解他們的角色。您也許可以參考一些流程文件來獲得見解。或者，您可以透過「任務挖掘」以數位方式發現您的流程。如果所有流程都在電腦上執行，則任務挖掘設備可以即時追蹤您的操作以提供流程圖。
最終，它是您在此階段希望開發的詳細流程圖、模型或流程圖。您可以在我們的流程圖指南中找到更多資訊。
現在，有了流程圖，就可以深入了解流程的細節，以了解其工作原理以及哪裡有改進的機會。
如何分析流程：4 種方法
鑑於業務運營流程的多樣性，沒有單一的方法來分析流程。
也就是說，大多數企業將受益於四種基本分析技術。這些將幫助您評估流程的特定元素如何影響您的組織以及如何改善特定的流程步驟：
觀察分析
當您實際執行一項任務時，您可能無法完全意識到自己執行任務的效率如何。這就是觀察分析背後的想法。雖然這是一種技術含量較低的分析方法，但它可以揭示有關您的任務的一些重要見解。
所需要的只是有人觀察同事，以發現他們工作中的低效率、團隊中的瓶頸以及他們正在做的工作中提高生產力的機會。
加值分析
顧名思義，增值分析是一種確定哪些流程為流程或其使用者增加價值的方法。在商業中，同事可以繼續執行一個流程，因為這就是它一直以來的完成方式。 增值分析使您能夠清楚地了解給定的流程是否真正值得。
因此，對於流程圖或流程圖中的每個步驟，您應該詢問該步驟增加了哪些價值。它是否有助於最終用戶的滿意度？流程的最終輸出是否有必要？它是否有助於組織的整體需求？
如果您對所有三個問題的答案都是“否”，那麼流程中的該步驟不會增加價值，您可能能夠將其從流程中刪除。
差距分析
差距分析是基於一個問題：您期望的價值水準與流程實際創造的價值之間的差距有多大？你哪裡還不夠？這是一個重要的問題，因為它可以幫助您確定需要改進的關鍵領域。
例如，差距分析可能表示您使用了太多資源來獲取流程輸出。這可能表示您工作速度不夠快。它可能會提醒您這樣一個事實：在整個過程的某個地方，某個步驟正在造成中斷。
為了補充和擴展此分析，您可以使用根本原因分析，該分析旨在評估這些障礙背後的基本原因。例如，為什麼您的企業在某個特定步驟上進展緩慢？或者為什麼你使用了太多的資源？
預測分析
差距分析可以讓您評估流程的不足之處。但如果你要解決根本原因分析揭示的問題，你會如何改進？例如，您能否提高獲利能力，提高多少？
這是預測分析提供的資訊。它允許您模擬如果您改善了價值差距，流程將會是什麼樣子。例如，如果您可以自動化某些流程步驟，您會在效率方面獲得哪些效益？它能為您節省多少時間？從財務角度來看，這可以節省多少成本？
在所有這些分析中，您應該尋找流程自動化或持續改進的機會、創建更有效率工作流程的方法以及可以減少浪費的地方。
不過，在這裡，我們將採取不同的方法。在本指南中，我們將直接介紹如何在您的業務中啟動流程分析。我們將向您展示如何正確進行流程分析，然後分享一些在過程中有用的工具。
我們要特別強調的工具是工作流程自動化軟體。改進流程的一個被忽視的方法是完全自動化。使用我們的工作流程管理工具Wrike，這比您想像的要容易得多。
進行流程分析前需要執行 2 個步驟
閱讀商業研究教科書，您會發現流程分析是更大的業務 亞洲手機號碼列表流程管理 (BPM)方案中的一個步驟。此領域涉及流程改善和重新設計的持續循環，可幫助企業提高效率。
雖然流程分析是 BPM 方法中的一個離散階段，但如果沒有上圖的前面兩個步驟：流程識別和流程發現，就不可能進行流程分析。
這三個階段使您能夠在開始重新設計和實施新流程之前深入了解當前流程。
因此，為了能夠開始流程分析，您首先需要執行以下操作：
1. 識別給定流程的範圍（流程識別）
這裡的第一步可能看起來很明顯 - 即，您需要確定正在發生哪些流程並選擇要詳細分析的流程。然而，此階段的複雜性比最初出現時要複雜得多。
例如，假設您是一家製造企業。您將承擔一系列不同的流程，包括產品設計、物流和產品組裝。這些過程是離散的，儘管它們可能密切相關。
在流程識別階段，您需要清楚列出這些流程並評估其各自的範圍。一個過程從哪裡結束，另一個過程從哪裡開始？特定流程的輸入和輸出是什麼？您希望優先分析和改善哪個流程？
2. 收集盡可能多的有關該流程的資訊（流程發現）
在第二階段，您希望詳細建立您選擇的流程現在如何運作的地圖（通常，您會看到這被稱為「原樣」流程）。該地圖應包括所涉及的利害關係人和資源、正在執行哪些任務、這些任務彼此之間的關係以及整個過程的時間表。
您採取的方法將取決於具體的流程。例如，您可能需要採訪同事以了解他們的角色。您也許可以參考一些流程文件來獲得見解。或者，您可以透過「任務挖掘」以數位方式發現您的流程。如果所有流程都在電腦上執行，則任務挖掘設備可以即時追蹤您的操作以提供流程圖。
最終，它是您在此階段希望開發的詳細流程圖、模型或流程圖。您可以在我們的流程圖指南中找到更多資訊。
現在，有了流程圖，就可以深入了解流程的細節，以了解其工作原理以及哪裡有改進的機會。
如何分析流程：4 種方法
鑑於業務運營流程的多樣性，沒有單一的方法來分析流程。
也就是說，大多數企業將受益於四種基本分析技術。這些將幫助您評估流程的特定元素如何影響您的組織以及如何改善特定的流程步驟：
觀察分析
當您實際執行一項任務時，您可能無法完全意識到自己執行任務的效率如何。這就是觀察分析背後的想法。雖然這是一種技術含量較低的分析方法，但它可以揭示有關您的任務的一些重要見解。
所需要的只是有人觀察同事，以發現他們工作中的低效率、團隊中的瓶頸以及他們正在做的工作中提高生產力的機會。
加值分析
顧名思義，增值分析是一種確定哪些流程為流程或其使用者增加價值的方法。在商業中，同事可以繼續執行一個流程，因為這就是它一直以來的完成方式。 增值分析使您能夠清楚地了解給定的流程是否真正值得。
因此，對於流程圖或流程圖中的每個步驟，您應該詢問該步驟增加了哪些價值。它是否有助於最終用戶的滿意度？流程的最終輸出是否有必要？它是否有助於組織的整體需求？
如果您對所有三個問題的答案都是“否”，那麼流程中的該步驟不會增加價值，您可能能夠將其從流程中刪除。
差距分析
差距分析是基於一個問題：您期望的價值水準與流程實際創造的價值之間的差距有多大？你哪裡還不夠？這是一個重要的問題，因為它可以幫助您確定需要改進的關鍵領域。
例如，差距分析可能表示您使用了太多資源來獲取流程輸出。這可能表示您工作速度不夠快。它可能會提醒您這樣一個事實：在整個過程的某個地方，某個步驟正在造成中斷。
為了補充和擴展此分析，您可以使用根本原因分析，該分析旨在評估這些障礙背後的基本原因。例如，為什麼您的企業在某個特定步驟上進展緩慢？或者為什麼你使用了太多的資源？
預測分析
差距分析可以讓您評估流程的不足之處。但如果你要解決根本原因分析揭示的問題，你會如何改進？例如，您能否提高獲利能力，提高多少？
這是預測分析提供的資訊。它允許您模擬如果您改善了價值差距，流程將會是什麼樣子。例如，如果您可以自動化某些流程步驟，您會在效率方面獲得哪些效益？它能為您節省多少時間？從財務角度來看，這可以節省多少成本？
在所有這些分析中，您應該尋找流程自動化或持續改進的機會、創建更有效率工作流程的方法以及可以減少浪費的地方。